大部分的公司都進(jìn)行了局域網(wǎng)的建設(shè)，先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)資源為公司間的溝通提供了更為便利優(yōu)越的條件。試想一下，你有一個(gè)好的想法，組織專(zhuān)門(mén)的討論會(huì)可能會(huì)非常繁瑣，要找到相關(guān)人員，還要定一個(gè)大家有空的時(shí)間，但如果你換一種信息交流的方式，在公司BBS上發(fā)布一個(gè)貼子，讓大家對(duì)你的想法進(jìn)行公開(kāi)的討論，可能會(huì)取得更好的效果。如果你對(duì)你的上司有小小的建議或是申訴一下自己的委屈，那么E-mail的快捷與隱秘可以幫助你更好的達(dá)到自己的目的，起碼可以給上司留個(gè)面子。當(dāng)然，如果你是主管，對(duì)于員工工作的不到位，用E-mail進(jìn)行提醒也會(huì)起到很好的效果，不信就試試看。
在公司的日常工作中，大大小小的會(huì)議可以說(shuō)是無(wú)處不在，大多數(shù)的會(huì)議都是就某項(xiàng)工作進(jìn)行的，而專(zhuān)門(mén)解決公司溝通問(wèn)題的會(huì)議往往被大家所忽視。每個(gè)員工都有參與意識(shí)，即使對(duì)非本職工作的公司事務(wù)，也都有自己的意見(jiàn)或想法，提供一個(gè)機(jī)會(huì)，讓大家去互相了解，對(duì)于公司的內(nèi)部建設(shè)會(huì)起到事半功倍的效果。每個(gè)人都會(huì)覺(jué)得自己是公司的主人，大大激發(fā)了員工的歸屬感與自豪感。這樣的會(huì)議可以定期舉行，半年、一個(gè)月或者兩個(gè)星期一次，你可以自由選擇，空間上也不必像工作會(huì)議那樣正式，可以選擇室外或俱樂(lè)部進(jìn)行，但我們要強(qiáng)調(diào)的是，這樣的會(huì)議絕對(duì)是必不可少的。
在公司上下級(jí)的交流中，國(guó)內(nèi)的許多公司都設(shè)立了專(zhuān)門(mén)的所謂“接待日”，但僅僅是固定時(shí)間比如一周一次。接待日是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，我們建議主管應(yīng)隨時(shí)允許員工打開(kāi)你的門(mén)，進(jìn)行非業(yè)務(wù)的交流。有的主管覺(jué)得這樣會(huì)浪費(fèi)很多時(shí)間，其實(shí)不然。每個(gè)員工在進(jìn)入到主管辦公室之前都已考慮再三，選擇這樣的解決渠道其實(shí)是最簡(jiǎn)捷有效的，因?yàn)檫@些問(wèn)題都是其他部門(mén)解決不了的。直接的綠色通道避免了不必要的繁瑣，而且表現(xiàn)出主管真誠(chéng)的一面，而這種真誠(chéng)得到的回報(bào)其實(shí)也是同樣的真誠(chéng)。真誠(chéng)的交流，對(duì)公司是無(wú)價(jià)的。
如果員工不太習(xí)慣走進(jìn)你的辦公室或?qū)Υ水a(chǎn)生畏懼，那么你只有走進(jìn)他們中間，走到員工工作的地方，并在員工工作的時(shí)候與之溝通。打破那種過(guò)于正式的氛圍，讓團(tuán)隊(duì)成員與你交談感覺(jué)更舒適，你應(yīng)仔細(xì)傾聽(tīng)他們的話(huà)，對(duì)他們提出的問(wèn)題立即作出必要的反應(yīng)。記住，你的表現(xiàn)越認(rèn)真，積極的影響就越突出�；萜展镜摹把灿问健惫芾矸椒ㄕ菨M(mǎn)足了這種需要，才變得如此有效。
一個(gè)聰明的主管，應(yīng)該懂得如何創(chuàng)造出員工交流的機(jī)會(huì)，而不只是被動(dòng)地等待。一起吃飯是一個(gè)好主意，尤其在中國(guó)的傳統(tǒng)文化中，飯桌上的交流可能是最推心置腹的。當(dāng)然，即使是一起吃飯，形式也可以多樣，和團(tuán)隊(duì)，還是和個(gè)人；工作餐，還是正式的晚餐；在公司內(nèi)，還是在公司外，都可以根據(jù)情況的不同進(jìn)行選擇。有的公司每隔一段時(shí)間就舉行一次全體人員的早餐會(huì)，在公司中以自助的形式舉行，幾個(gè)人圍在一起，沒(méi)有級(jí)別的束縛，顯得其樂(lè)融融。相比較來(lái)講，工作午餐是簡(jiǎn)便的，晚餐則要正式一些。聯(lián)想的領(lǐng)軍人物楊元慶的工作午餐就很有特色，與員工共進(jìn)，拉近了彼此的距離。除了吃飯以外，還有許多其他的活動(dòng)，根據(jù)公司的不同情況，交流機(jī)會(huì)也不同，但只要你肯尋找，總能找出適合你們公司的方式。
很多主管總是以沒(méi)有時(shí)間來(lái)為自己省略了與員工的交流找理由，但實(shí)際上，他們根本不懂得怎樣去“傾聽(tīng)”。在彼此的溝通中，傾聽(tīng)是最主要的交流技能。如果你真正用心地傾聽(tīng)了別人的訴說(shuō)，他會(huì)對(duì)你感激不已。傾聽(tīng)的技巧有很多，這都需要你在日常的交流中慢慢養(yǎng)成。
集中你的精力，排除可能的干擾因素，關(guān)上辦公室的房門(mén)可以消除大部分噪音的干擾，請(qǐng)你的助手來(lái)接聽(tīng)電話(huà)，以集中你的注意力，請(qǐng)一定一定專(zhuān)注地聽(tīng)他把話(huà)講完。
請(qǐng)面對(duì)你交談的對(duì)象，這不僅表示你給予了談話(huà)者完全的注意力，使得談話(huà)者更自信，感覺(jué)舒適，還可以使你在傾聽(tīng)的時(shí)候看清楚談話(huà)者表情的變化。
在傾聽(tīng)的過(guò)程中，注意談話(huà)者說(shuō)話(huà)的語(yǔ)調(diào)、音量以及溝通的強(qiáng)度，既要聽(tīng)出內(nèi)容，又要聽(tīng)出所表達(dá)出的情感。要透過(guò)表面的語(yǔ)言聽(tīng)出談話(huà)者的意思和意圖。有時(shí)候，感情比實(shí)際的話(huà)語(yǔ)更富有意義。
在談話(huà)結(jié)束之前，或者在你完全理解了談話(huà)者的意圖之前，不要回答問(wèn)題，因?yàn)楫?dāng)你思考著怎樣措辭時(shí)就不太容易聽(tīng)清別人正在傳達(dá)的信息，而且，這樣做有的時(shí)候會(huì)顯示出你的不耐煩。
聽(tīng)過(guò)了談話(huà)的敘述，請(qǐng)不要著急下結(jié)論，你還要確定一下自己是否真正掌握了談話(huà)者的意圖。一般來(lái)講，可以用這樣的話(huà)開(kāi)頭，“如果我理解正確的話(huà)，你的意思是……”等等。在傾聽(tīng)的時(shí)候，如果沒(méi)有把握，不要隨便地進(jìn)行幽默的調(diào)侃。要知道，你傾聽(tīng)的是一件非常嚴(yán)肅的事，它需要你用心去體會(huì)。
自由的溝通與交流可能會(huì)被某些人所利用，不知不覺(jué)地，公司中可能有了某人某事的蜚短流長(zhǎng)。試想一下，如果你是這些閑碎雜語(yǔ)中的主角之一，你就需要保護(hù)自己不受攻擊，于是你可能會(huì)不停地猜測(cè)、擔(dān)心別人對(duì)你的議論，工作效率肯定會(huì)降低，對(duì)工作的個(gè)人滿(mǎn)意程度下降，對(duì)自己所處的職位也不會(huì)持積極態(tài)度，沒(méi)辦法，換個(gè)環(huán)境吧--這就是流言帶來(lái)的最終后果。
作為公司主管，面對(duì)公司中的流言你所要做的是要用適當(dāng)?shù)姆绞今R上干涉并阻止這一行為，當(dāng)然，這種干涉不必很正式，可以私下向發(fā)起者或傳播者暗示這種行為的不正確以及給公司帶來(lái)的不利影響。當(dāng)然，你并不能阻止所有的謠言在組織中的蔓延，有些人以此作為一種愛(ài)好，或者作為從其目前的工作轉(zhuǎn)移視線的方式，在這種情況下你所能做的就是樹(shù)立榜樣，不去議論別人的長(zhǎng)短。
盡管你做了很多工作，且覺(jué)得很辛苦，但員工的離開(kāi)有時(shí)候還是那么不可避免。其實(shí)，有的員工離開(kāi)公司僅僅是到了他們應(yīng)該離開(kāi)的時(shí)候，過(guò)分的勉強(qiáng)反而顯得蒼白無(wú)力。在這樣的時(shí)候，你們做最后的溝通，你應(yīng)該知道這個(gè)員工離開(kāi)的理由。最后的一次談心內(nèi)容可以涵蓋很多，以往的總結(jié)，未來(lái)的展望，但彼此的建設(shè)性的意見(jiàn)才是談話(huà)的核心。你可以對(duì)員工提出客觀的建議，這樣能體現(xiàn)出你的真誠(chéng)與坦蕩。當(dāng)然，你的真誠(chéng)會(huì)得到回報(bào)。大多數(shù)的員工都愿意在即將離開(kāi)的時(shí)候講出積壓在心頭的對(duì)公司的意見(jiàn)與看法，這些都是你要珍視的資料與經(jīng)驗(yàn)。新的工作為什么對(duì)他有吸引？什么才是真正能使他留下來(lái)的理由？他是不是有可能在未來(lái)的某一天重新成為公司的一分子？在坦誠(chéng)而無(wú)忌的交談氛圍中，你會(huì)對(duì)自己的公司有更深的了解，對(duì)如何留住人才有更深刻的感悟。